Project Management

Cos’è Project Management e perché utilizzarlo

Il project management è una attività che si svolge all’interno di un progetto nella fattispecie grande o complesso. Questi tipi di progetti hanno bisogno di essere tenuti d’occhio giornalmente durante la loro crescita e sviluppo, per non incorrere in errori e sprechi di tempo e denaro.

Quali sono le attività di un Project Manager.

1. Identifica

Comprendere i requisiti di un progetto è uno degli step iniziali più importanti in quanto ci consente di definire il perimetro di azione, capire cosa ricade nel suo ambito e cosa invece è escluso. Definire attività, budget, tempistiche, qualità e rischi ci fornisce praticamente le generalità di un progetto, la sua carta di identità, il suo passaporto. In questo modo possiamo riconoscerlo in tutte le sue sfaccettature: ha un suo nome, sue milestone, sappiamo chi sono gli stakeholder, conosciamo le esigenze e le aspettative del Team, dello sponsor e del cliente, ne conosciamo le potenzialità ma soprattutto i suoi punti deboli, i limiti e le criticità.

In breve, più si conosce un progetto meglio lo si gestirà, più facile sarà raggiungere gli obiettivi prefissati; al contrario, meno si conosce un progetto più alta sarà la probabilità che questo fallisca.

2. Pianifica

Importantissimo: pianificare correttamente nella fase iniziale ti farà guadagnare tempo nelle fasi successive del progetto. Una buona pianificazione necessita di tempo e questo purtroppo non sempre viene compreso. A volte un po’ per necessità un po’ per sottovalutazione si tende a non concedere a questa fase progettuale il tempo giusto, trascurandola (a volte involontariamente).

Bisogna ricordare che se a monte c’è una pianificazione forte, solida e chiara (costi, risorse, schedulazione, qualità, rischio ecc.) allora non sarà (quasi mai) necessario in corso d’opera intervenire continuamente con misure urgenti atte a “correggere” e/o “raddrizzare” determinate situazioni, con conseguente aumento di costi e tempi, oltre a dover poi gestire eventuali situazioni di stress e di frustrazione del Team.

Morale della favola: se pianifichi bene sei a metà strada ed a volte riesci già ad intravedere l’obiettivo.

3. Coordina

Coordinare… sicuramente una delle “arti” più complesse ed intricate. Il Project Manager coordina le diverse fasi di realizzazione di un progetto a partire dalla progettazione, passando per i differenti processi di produzione, fino alla realizzazione/consegna del deliverable. Coordina e responsabilizza il Team, organizza le attività durante l’intero ciclo di vita di un progetto collaborando con tutti gli attori coinvolti. Un progetto richiede un continuo coordinare, collaborare, coadiuvare, guidare gli stakeholder verso l’obiettivo comune, e, credetemi, nella pratica questo non è mai scontato soprattutto se gli obiettivi degli stakeholder non collimano verso l’obiettivo comune, anzi vanno in contrasto o addirittura prevaricano su quello di progetto.

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4. Negozia, media, risolve conflitti

Il progetto è un continuo negoziare, mediare, dialogare, trovare il compromesso migliore, un dare ed avere, è un trovare costantemente il punto di equilibrio, è risolvere conflitti, dissidi, divergenze. Ebbene sì, tutte le fasi di progetto chiameranno il Project Manager a farsi carico di questi “effetti collaterali”, che se affrontati nel modo corretto porteranno il progetto sul binario giusto. Il segreto sta nel trovare il punto di equilibrio, la perfetta condizione di stabilità, per esempio così come quando su di una bilancia si pesano i diversi ingredienti di una torta: ogni ingrediente ha il suo “peso” all’interno della torta ma tutti sono importanti nella stessa misura, nessuno può essere ignorato, pena la non riuscita della torta.

Fondamentale, inoltre, è saper già riconoscere in principio quello che può essere un rischio (risk management) e definire già durante la fase di pianificazione eventuali misure di mitigazione dello stesso. In questo modo quando (e se) ci sarà un determinato evento non saremo sopraffatti dall’effetto sorpresa, anzi saremo pronti ad affrontarlo nonché a trovare la soluzione migliore. Lesson learned: Avere SEMPRE un “piano B”.

5. Gestisce

Gestire non significa dire agli altri cosa fare, non vuol dire dare un comando: non si gestisce con l’imposizione. “Gestire” significa ascoltare, responsabilizzare, aiutare, metterci la faccia, rischiare (in modo calcolato). Gestire un Team di progetto significa comprenderne le potenzialità e i limiti, fare proposte, suggerire alternative, collaborare attivamente, guidare verso la soluzione. Durante l’intero ciclo di vita di un progetto si gestisce lo stato di avanzamento, la comunicazione, gli imprevisti, i conflitti, gli stakeholder, le relazioni. È un continuo “manage & act” e bisogna sempre farsi trovare pronti.

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6. Comunica

Comunica con tutti gli attori coinvolti all’interno di un progetto, interni ed esterni. Il lavoro di un Project Manager al 90% è COMUNICARE, sempre e comunque, nel bene e nel male. Predisporre un piano di comunicazioneè sicuramente uno degli step preliminari fondamentali in un progetto. Individuare gli stakeholder e capire l’influenza di ciascuno all’interno del progetto (matrice degli stakeholder), definire il tipo di comunicazione(verbale, telefono, email, report, ecc.) e comprendere quale sia l’approccio migliore per ciascun stakehoder rientrano sicuramente tra quelle che possiamo definire tappe “necessarie” per il successo di un progetto.

Ogni persona è diversa dall’altra pertanto è importante capire per ciascuna di loro come e cosa comunicare, il grado di formalità, il tipo di approccio ecc. Attenzione: la mancanza di comunicazione (o una sua poca efficacia) è uno dei motivi principali per cui un progetto fallisce.

7. Controlla e monitora

Controlla, verifica, monitora e se necessario interviene (prontamente) durante l’intero ciclo di vita di un progetto. Un monitoraggio continuo e costante permette al Project Manager di non perdere mai di vista gli obiettivi prestabiliti, consente di capire se stiamo andando nella direzione giusta oppure se il progetto si sta dirigendo verso una strada “pericolosa”.

Per questo tipo di attività, prettamente analitica, il Project Manager dispone di tutta una serie di strumenti e metodologie messe a disposizione dalla letteratura. Ad ogni modo, importante resta sempre e comunque l’esperienza del singolo Project Manager; in base a questa è possibile capire ed intuire più o meno velocemente, in funzione dello stato di avanzamento, su quale rotta il progetto si sta dirigendo. Questo ovviamente dipende oltre che dall’esperienza anche dal grado di sensibilità del singolo Project Manager. Prima capiamo questo e più tempo avremo per preparare eventuali azioni correttive